Twente Milieu ontzorgt 9 gemeenten, en vanaf 2025 10 gemeenten, op het gebied van afval en voert veel taken uit in het beheer van de openbare ruimte. Ook geeft Twente Milieu advies over gemeentelijk beleid en levert de organisatie een bijdrage aan het milieubewustzijn en de duurzaamheidsdoelstellingen in de regio. Met meer dan 400 medewerkers, waarvan het merendeel buiten werkzaam is, is Twente Milieu dagelijks zichtbaar en herkenbaar aanwezig in de leefomgeving van meer dan 500.000 inwoners.

Sinds 2013 maakt Twente Milieu gebruik van Checks voor de personeelsplanning. Ruim een jaar geleden spraken we al met Jos Smook en Philip Bekkers over het gebruik van Checks. Afgelopen jaar is er een omvangrijk project gedraaid, met name rondom de uren verwerking en de koppeling met AFAS. De urenregistratie is vanwege de omvang en diversiteit een complex proces bij Twente Milieu. Daarom hoogste tijd om eens bij te praten met Jarco de Jonge, Business Consultant bij Twente Milieu.

Wat is je rol bij Twente Milieu, Jarco?
‘Ik ben Business Consultant bij Twente Milieu. Mijn dagelijkse werkzaamheden bestaan onder andere uit het onderzoeken van interne vraagstukken op gebied van IT en daaraan gekoppelde bedrijfsprocessen. Daarover ga ik graag in gesprek met collega’s en leveranciers, en kijk/loop ik met ze mee tijdens hun werkzaamheden. Het is voor mij erg belangrijk om een brug te creëren tussen de afdeling I&A en de business. Bij alle onderzoeken en vraagstukken starten we altijd met organiseren voordat we ons gaan bezighouden met automatiseren.

Aanvullend zorg ik voor de bijbehorende documentatie (zoals het adviesrapport of Project Initiatie Document). Indien uiteindelijk het advies (deels) gerealiseerd moet worden, is de kans groot dat ik ook zorg draag voor de realisatie. Dit in de rol van projectleider. Kortom, een brede en diverse functie.’

Jullie gebruiken Checks al ruim 10 jaar. Wat is er de afgelopen tijd allemaal gebeurd rondom het gebruik van Checks?
‘We plannen de medewerkers en vrachtwagens nog steeds met Checks op de routes. Sinds 1 januari van dit jaar is er vooral veel veranderd op het gebied van de urenverwerking en de koppelingen vanuit Checks met andere pakketten. Daardoor is voor Twente Milieu de afhankelijkheid van Checks alleen maar groter geworden.

Checks vormt nu de kern van het proces rondom de urenverwerking. We zijn meer gaan inzetten op Checks vanwege het project met AFAS. Sinds 1 januari zijn we over gegaan op AFAS Software voor de indirecte processen, zoals financiën, inkoop, HRM en P&O. Het grote voordeel is dat Checks een door AFAS gecertificeerde koppeling heeft.

Checks biedt hierin de toegevoegde waarde dat het goed om kan gaan met de looncomponenten. We hebben bij Twente Milieu te maken met veel verschillende afspraken en looncomponenten. Voor het uitbetalen van de salarissen en onregelmatigheidstoeslagen (ORT) is het van belang dat dit heel nauwkeuring wordt uitgerekend voor de medewerkers. Hierin zit de kracht van Checks voor ons.’

Checks vormt nu de kern van het proces rondom de urenverwerking

Met welke pakketten koppelen jullie allemaal?
‘Er zijn koppelingen van Checks met onder andere AFAS Software en ERP software voor de branche (bijvoorbeeld AfvalRis, Ximmio en Wincar). Checks zien we als het middelpunt van alle koppelingen als het om de uren gaat. Maar ook voor het maken van de personeelsplanning zetten we de koppeling van Checks met de andere pakketten goed in.’

Checks is de hub voor onze uren

Hoe verloopt het project?
‘Ik heb veel contact met alle leveranciers die bij dit project betrokken zijn. We zijn al ver gevorderd, zo worden sinds 1 januari alle uren al via Checks verwerkt, maar we zijn nog niet klaar. We gebruiken Checks en de meeste andere pakketten al wel zoals de bedoeling is. We zitten nu in het stadium van het optimaliseren zodat het niveau van werken met de software nog hoger komt te liggen.’

Hoe verloopt de verwerking van uren met Checks?
‘Het controleren en verwerken van werkbonnen van de medewerkers zorgt voor veel handmatig werk en is behoorlijk complex. Op een werkorder staan de uren van de vrachtwagen en de uren van de medewerkers die op de wagen hebben gereden. Maar regelmatig komt het voor dat een andere collega ook dienst doet op deze wagen of dat een collega er nog andere taken bij doet.

De juiste administratie ervan is heel belangrijk voor ons. Hierbij splitsen we de werkorder in een speciaal scherm, dat door jullie een paar maanden geleden is gemaakt in MyChecks. Hierbij worden de uren per taak en per gemeente gesplitst. Omdat we voor 10 gemeenten werk verrichten is het voor de doorbelasting aan de juiste gemeente(n) van belang dat dit nauwkeurig gebeurt. Met het speciale werkorder scherm in MyChecks gaat dat nu foutloos.’

Wat zijn de voordelen van het vernieuwingstraject?
‘We hebben nu twee urenstromen, een salarisstroom en een nacalculatie stroom voor de interne en externe informatie en doorbelasting. Dit realiseren we met de koppeling tussen Checks en AFAS Software. De salarisstroom en de nacalculatie stroom zijn sinds 1 januari in gebruik.

De juiste verwerking van de looncomponenten en het overwerk is erg belangrijk voor elk bedrijf, dus ook voor ons. We wilden dit vanaf de start direct in 1 keer goed doen voor alle medewerkers, en dat is gelukt dankzij betrokken collega’s en leveranciers.
Door deze vernieuwing werken we efficiënter. Eerder gebruikten we veel verschillende systemen om uren te boeken. Nu hebben we de interne afspraak dat AFAS altijd de waarheid spreekt voor onze medewerkers. Daarmee is het des te belangrijker dat de uren informatie vanuit Checks nu correct en volledig in AFAS komt te staan. We besparen hiermee veel tijd, vermijden de risico’s van gedeelde informatie in alle verschillende systemen, het overtypen van uren en hebben alle informatie beschikbaar in 1 systeem.

De mensen die hieraan eerst veel tijd spendeerden hebben nu een meer controlerende rol. Al is het soms nog wel even wennen aan de nieuwe procedure.

We zien dit als enorme vooruitgang en willen nu de laatste stappen zetten naar de volwassenheidsfase van dit project.’

Zijn controles en rapportages van belang voor Twente Milieu?
‘Zeker, dit is een erg belangrijke factor. Zo controleren we met behulp van Checks bijvoorbeeld of de contracturen aansluiten bij de uren die de medewerker die week heeft gemaakt. Maar ook of het verwerkte aantal overuren aansluit bij de werkelijkheid. Op basis daarvan zijn wij twee weken geleden met Checks een aanvullend project gestart voor het automatisch aanmaken van overwerk. Ook weer een uitdagende klus want daar hangen veel afspraken en eisen aan.’

Hoe zie je de toekomst met Checks?
‘Als dit project helemaal is afgerond gaan we onderzoeken hoe we de uren met briefjes kunnen digitaliseren. Hier wordt Checks ook bij betrokken. Ik verwacht dat we hier in 2025 mee gaan starten.’

Hoe bevalt de samenwerking met Integral?
‘Het is een hele fijn samenwerking: laagdrempelig, goed benaderbaar, constructief, open en eerlijk. Dat laatste is heel belangrijk. We hebben een korte lijn met Willem en andere medewerkers bij Integral. Voor mij is het heel praktisch om met hen te kunnen sparren maar ook mijn collega’s van andere afdelingen schakelen direct met de juiste mensen bij Integral. We gaan samen op zoek naar een oplossing. Voor ons is Integral echt een partner.’