De RAD (Regionale Afvalstoffendienst) is de grondstoffen-/afvalinzameldienst van de gemeenten Goeree-Overflakkee en Hoeksche Waard. Zij zijn verantwoordelijk voor de totale uitvoering van het afvalbeleid binnen deze gemeenten. Sinds 1 januari van dit jaar gebruikt de RAD softwarepakket Checks voor het maken van de personeelsplanning. We spraken bij de RAD met Sandra Vroombout, Projectleider, over het gebruik van Checks en de voordelen van de software voor de afvalinzamelaar.

Kun je iets meer vertellen over RAD en jouw rol?
‘De RAD heeft twee vestigingen – een in elke gemeente en drie milieustraten. Ze gebruiken minicontainers en onder- en bovengrondse containers voor huishoudelijk afval en zamelen bedrijfsafval in met (rol)containers met verschillende volumes. We moeten daarom mensen kunnen indelen op de wagens, in de werkplaats en op de milieustraten. Ik ben extern ingehuurd door de RAD en ben hier inmiddels bezig met mijn derde project. Dit project behapt de vervanging van het primaire ERP-systeem en daar is de planning van personeel een onderdeel van. Ximmio wordt ons nieuwe ERP-systeem en Checks gebruiken we voor de planning van de circa 100 mensen die hier werken.’

Welke software gebruikten jullie eerder voor het maken van de planning?

‘Eerder gebruikten we de planningsmodule van AfvalRIS. Maar omdat AfvalRIS stopt, zijn we op zoek gegaan naar een nieuw ERP-pakket en een nieuwe pakket voor personeelsplanning. Zodoende kwamen we bij Checks uit.
Daarbij wilden we ook verder digitaliseren. Zowel Checks als Ximmio (ons nieuwe ERP-pakket) sloten goed aan bij onze wensen.’

Hoe ging de implementatie van de software?
‘Voor de implementatie van Checks keek een van jullie inhouse consultants een tijdje 1 dag per week bij ons mee. We hebben Checks een half jaar getest, gingen vervolgens 2 maanden schaduwdraaien en zijn tenslotte per afgelopen 1 januari live gegaan. Onder begeleiding van Esther konden we alle roosters uitrollen en maakten we rapporten. Willem hielp ons voornamelijk bij de technische ondersteuning. Soms kwamen we nog wat kleine dingen tegen om op te lossen, maar we hadden alles goed voorbereid.’

Hoe gebruiken jullie Checks?

‘De planners zorgen ervoor dat de planning 6 weken vooruit wordt gemaakt. Ze maken hiervoor roulatieroosters in Checks. Hiervoor gebruiken ze ook de werkvraag (gewenste bezetting) in Checks. Deze komt nu nog vanuit AfvalRIS, maar straks niet meer. We bepalen hoeveel personen er nodig zijn en zetten daar dan het roulatierooster overheen. Vervolgens kunnen we zien waar er nog tekorten zijn. Daarvoor kunnen we dan eventueel uitzendkrachten inzetten.

Heel belangrijk is ook de koppeling van Checks met Ximmio. De medewerkers op de inzamelvoertuigen rijden met tablets. De voertuigenregistratie komt vanuit Ximmio en wordt voor de planning en digitale tijdregistratie gekoppeld aan Checks. De werkvraag in Checks wordt naar de tablets van Ximmio gestuurd. De geregistreerde uren worden na afloop van de routes terug naar Checks gestuurd. Overuren en stilstand uren worden ook verwerkt. De uren van uitzendkrachten worden daarin eveneens meegenomen.’

Welke specifieke onderdelen van Checks gebruiken jullie?
‘Naast het Checks planbord gebruiken we de ChecksApp en MyChecks, zodat medewerkers het rooster kunnen bekijken en verlofaanvragen kunnen doen en inzien. Ook ChecksCounts gebruiken we veel voor het maken van rapportages. Bijvoorbeeld voor het communiceren van de veeguren registratie met de gemeente en voor rapporten voor de uren van uitzendkrachten. Heel handig.’

Koppelingen met andere pakketten?
‘Naast Ximmio is er een koppeling met AFAS Software. Alle gegevens gaan vanuit Checks terug AFAS in voor de salarisverwerking.’

Wat zijn de voordelen van Checks voor de RAD?
‘Het is gebruiksvriendelijk door ‘sleur en pleur’ (drag and drop in Checks). We kunnen makkelijk zien in het planscherm of in de rapportages wat er veranderd moet worden. Meerdere planners hebben daarbij toegang tot het Checks planbord. De medewerkers vinden het ook fijn werken met de ChecksApp.
De urenafhandeling gaat bovendien veel makkelijker. De financiële administratie is er erg blij mee, want zij zijn minder tijd kwijt aan het controleren van de uren voor de salarisverwerking.’

Hoe gaat de samenwerking met Integral?
‘Dat gaat goed, het is een prettige samenwerking. We hebben veel contact gehad maar dat wordt nu wat minder. En dat is alleen maar een goed teken! We zijn nog steeds blij met de software en bevelen Checks graag aan bij andere afvalinzamelaars.’